Formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung

Vereinbarung von Betriebskostenvorauszahlungen

Gemäß § 556 Abs. 1 BGB können Vermieter und Mieter vereinbaren, dass der Mieter die Betriebskosten (§ 19 Abs. 2 des Wohnraumförderungsgesetzes) trägt. Dies ist in der Regel der Fall. In den meisten Mietvertragsformularen, die von den einschlägigen Verbänden zu erhalten sind, ist vereinbart, dass Betriebskosten von dem Mieter zu tragen sind.

Gemäß Abs. 2 des § 556 BGB können die Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden. Im Falle der Pauschale wären mit deren Zahlung sämtliche Betriebskosten abgegolten, auch wenn diese sich nachträglich als höher herausstellen würden.

In aller Regel werden jedoch Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart. Der Vermieter will – gerade in Zeiten steigender Energiepreise – eben nicht dieses Risiko tragen und gar am Ende des Jahres feststellen müssen, dass die vom Mieter geleisteten Pauschalen nicht ausreichen, die insgesamt angefallenen Betriebskosten zu decken.

Daher enthalten die einschlägigen Mietvertragsformulare insoweit die Regelung, dass vom Mieter Vorauszahlungen zu leisten sind. Diese dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden.

Jährliche Abrechnung

Sind aber Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart, ist über diese jährlich abzurechnen. An diese Abrechnung stellen der Gesetzgeber und die höchstrichterliche Rechtsprechung bestimmte Anforderungen, die in jedem Fall einzuhalten sind. Andernfalls droht der Vermieter mit einem etwaigen Nachzahlungsanspruch gegen den Mieter auszufallen.

Formelle Anforderungen an die Abrechnung

Nach der langjährigen Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH) sind in die Betriebskostenabrechnungen bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten regelmäßig folgende Mindestangaben aufzunehmen:

1. eine Zusammenstellung der Gesamtkosten
2. die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel
3. die Berechnung des Anteils des Mieters und
4. der Abzug seiner Vorauszahlungen.

 Etwas anderes gilt nur, sofern eine besondere Abrede getroffen wurde.

Frist zur Abrechnung

Die Bedeutung dieser Voraussetzungen einer formell ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung zeigt sich anhand der Frist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB. Hiernach ist die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Mit anderen Worten, der Vermieter hat spätestens ein Jahr nach Ende des betreffenden Abrechnungszeitraums über die Betriebskosten abzurechnen.

Beispiel:
Ist der Abrechnungszeitraum identisch mit dem Kalenderjahr, hat die Abrechnung spätestens bis zum 31.12. des darauffolgenden Jahres zu erfolgen. Für das Jahr 2006 müsste die Betriebskostenabrechnung spätestens bis zum 31.12.2007 erfolgt sein. Beginnt der Abrechnungszeitraum beispielsweise mit dem 01.07. und endet mit dem 30.06. müsste die Abrechnung spätestens bis zum 30.06. des Folgejahres erteilt werden. Also für den Abrechnungszeitraum vom 01.07.2005 bis zum 30.06.2006 müsste spätestens zum 30.06.2007 abgerechnet worden sein.

Folgen der Fristversäumung

Sollte innerhalb dieser Frist dem Mieter eine Betriebskostenabrechnung, die den Anforderungen des BGH genügen muss, nicht zugegangen sein, ist der Vermieter mit etwaigen Nachzahlungsansprüchen ausgeschlossen. Dies regelt die Vorschrift des § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB.

Sollte sich also auf Grundlage der Betriebskostenabrechnung ergeben, dass die in dem Abrechnungszeitraum von dem Mieter geleisteten Vorauszahlungen nicht ausreichen sollten, die auf ihn entfallenden Betriebskosten zu decken, könnte der Vermieter diese von dem Mieter nicht mehr einfordern. Er bliebe vielmehr selbst hierauf sitzen; der Vermieter hätte gewissermaßen einen Teil der Betriebskosten, wie z. B. Kosten der Wasser- und Abwasserversorgung, anstelle des Mieters und für diesen gezahlt, ohne Ersatz hierfür verlangen zu können.

Folgen fehlerhafter Abrechnungen

Wenn hingegen der Vermieter rechtzeitig eine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung erteilt hat, schaden selbst inhaltliche Fehler in der Abrechnung nicht. Inhaltliche Fehler können nämlich auch nach Ablauf der Frist berichtigt werden. Voraussetzung ist aber – und hierauf ist strengstens zu achten – dass die oben genannten formellen Anforderungen, die der BGH an die Nebenkostenabrechnung stellt, vollständig erfüllt sind. Sollten sich nachträglich inhaltliche Fehler, wie beispielsweise fehlerhafte Mengenangaben oder Rechenfehler bei der Umlage herausstellen, können diese noch korrigiert werden.  Sind aber die formellen Voraussetzungen, die der BGH aufgestellt hat, nicht erfüllt, ist eine nachträgliche Korrektur nicht mehr möglich. Der Vermieter bleibt auf etwaigen Defiziten hängen.

Exkurs: Vorwegabzüge nicht umlagefähiger Betriebskostenanteile

Dies beinhaltet, wie der BGH beispielsweise in seinem Urteil vom 14.02.2007, Az.: VIII ZR 1/06, entschieden hat, auch die Angabe von Vorwegabzügen nicht umlagefähiger Anteile. Hiermit sind Teile der Betriebskosten gemeint, die aus irgendwelchen Gründen nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen – sei es aus gesetzlichen Gründen oder weil es die Mietvertragsparteien so vereinbart haben. Selbst diese Teile der Betriebskosten müssen – so der BGH – vollständig in der Betriebskostenabrechnung benannt und beziffert werden. Andernfalls fehle es an der erforderlichen Transparenz, die die Betriebskostenabrechnung für den Mieter nachvollziehbar mache. Es handelt sich hierbei wohlgemerkt um Betriebskostenanteile, die den Mieter direkt gar nicht betreffen. Dennoch sagt der BGH hier, dass es die gebotene Transparenz erforderlich mache, auch solche Betriebskostenanteile, die überhaupt nicht auf den Mieter umgelegt werden, vollständig mitzuteilen.